Onboarding: Willkommen in Disyland

Disy wächst, und das wirkt sich auf vieles aus. Damit unser personelles Wachstum so reibungslos wie möglich läuft und alle gut und schnell ankommen, ist auch die Optimierung des Onboardings ein wichtiges Thema. Wie das Onboarding abläuft? Begleitet unseren neuen Grafikdesigner Jonathan bei seinen ersten Wochen bei Disy und lest selbst!

Welcome to Disyland

Montag, 1. Arbeitstag: Jonathan hat heute seinen ersten Tag bei Disy. Er unterstützt künftig als Grafikdesigner das Communications-Team. Begrüßt wird er nicht nur von seiner Vorgesetzten, sondern auch von einem Paten. Um auch abseits des Arbeitsalltags gut in die Welt der Disys zu finden, stellt das HR-Team nämlich allen Neuen eine Patin oder einen Paten zur Seite. Diese:r soll helfen, schneller bei Disy anzukommen, Menschen und Kultur kennenzulernen und eine Ansprechperson für alles haben, was nicht fachlich ist. Zur Patenschaft gehört auch, in der ersten Woche mit dem Schützling Mittagessen zu gehen und ihm zu helfen, im Disy-Miteinander anzukommen.

Jonathans Pate zeigt ihm deswegen erstmal das ganze Haus und stellt ihm die anderen Teams und Kolleg:innen vor. „Ziemlich viele Namen auf einmal“, lacht Jonathan. „Ich hoffe, ich muss nicht gleich alle auswendig können.“ (Muss er natürlich nicht.)

Danach geht es erstmal an den Schreibtisch, um den Rechner in Betrieb zu nehmen und sich einen ersten Überblick zu verschaffen. In Jonathans Postfach wartet bereits eine Begrüßungsmail, in der Informationen zu allem Organisatorischen zu finden sind, von der digitalen Gehaltsabrechnung, Datenschutz, betrieblicher Altersvorsorge, Krankenzusatzversicherung, Elternzeit bis zu Brandschutz und Erste Hilfe ist alles mit dabei. Zum Nachschauen ist aber auch im Intranet alles leicht zu finden und nur einen Klick von der Startseite entfernt.

Onboarding in der Fachabteilung und darüber hinaus

Das alles zu sichten muss aber warten. Jonathan geht gleich mit ins erste Teammeeting und lernt dort seine Kolleg:innen kennen. Bei Disy ist uns wichtig, gleich aktiv in den Arbeitsthemen einzuführen, denn im Doing lernt man immer am schnellsten. Deswegen nimmt Jonathan am ersten Tag schon an Arbeitsbesprechungen teil und lernt innerhalb der ersten zwei Tage seine Tools und das Corporate Design kennen – für ihn als Grafikdesigner das A und O für die tägliche Arbeit. Viel Input – aber so bekommt er auch gleich einen guten Überblick.

„Ich habe schon in den ersten beiden Tagen Einblicke in meine Arbeitsgebiete bekommen. Am zweiten Tag konnte ich schon erste Aufgaben übernehmen – so schnell hätte ich nicht damit gerechnet. Aber ich war auch sehr froh, mich gleich einbringen zu können“, berichtet er später.

Soziales kommt nicht zu kurz

Disy lebt auch von einem besonderen Miteinander – das hat auch Jonathan vom ersten Tag an erlebt. „Auf dem Flur begegnet einem überall ein freundliches Lächeln“, sagt er. „Man fühlt sich einfach willkommen.“

Dass er mit dem Team gemeinsam zum Mittagessen geht und zwischendurch gemeinsame Kaffeepausen zum Plaudern fest im Einarbeitungsplan stehen, ist kein Zufall. Dass es bei Disy sehr menschelt, hatte er schon vorher gehört. „Das war einer der Gründe, warum ich mich beworben habe.“

Besseres Onboarding durch Tools

Das gilt nicht nur fürs eigene Team, sondern auch für alle anderen, mit denen er in den ersten Tagen zu tun hat. So bekommt er eine Office-Einführung am Empfang, eine Einführung von der IT und vom Personalwesen Infos zu allem, was Disys so für den Arbeitsalltag wissen müssen. All diese Termine wurden im Vorfeld des Onboardings geplant und für Jonathan terminiert.

Ganz neu wurde für diese Planung übrigens ein Tool eingeführt, das uns das Onboarding effizienter gestalten lässt. Dabei lassen sich einzelne Schritte für den Onboardingprozess individuell erstellen und gestalten. So können zum Beispiel bestimmte E-Mails automatisch zu bestimmen Zeitpunkten gesendet oder Erinnerungen für bestimmte Aufgaben als Push-Benachrichtigungen generiert werden. Denn Onboarding hat durchaus fachbereichsspezifische Besonderheiten. Dafür erstellen die Vorgesetzten vorab Einarbeitungspläne, in denen die ersten ein bis zwei Wochen individuell geplant werden.

Irgendwas vergessen? Keine Sorge: Im Intranet entsteht derzeit ein standardisierter Prozess fürs Onboarding. Hier plant der Fachbereich, wann die Neuen welche Informationen bekommen müssen, und wer dafür zuständig ist. Was müssen die Kolleg:innen gleich am ersten Tag wissen, das nicht über das Disy-weite Onboarding abgedeckt ist? Welche Projekte gibt es? Wie arbeitet eine Projektleitung? Wie genau funktioniert unsere Software disy Cadenza? Diese abteilungsspezifischen Informationen kommen ebenfalls in leicht verdaulichen Portionen von einer konkreten Ansprechperson. So wird niemand mit der Menge an neuen Infos alleingelassen.

Hier bin ich richtig: Recruiting-Feedback nach sechs Wochen

Wie waren deine ersten sechs Wochen bei Disy? Diese Frage wird unter anderem in den Recruiting-Feedbacks gestellt. Alle neuen Mitarbeitenden haben nach circa sechs Wochen ein Gespräch mit HR zum Bewerbungsprozess und dazu, wie gut das Onboarding funktioniert hat. Das hilft uns, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren. Natürlich ist es auch wichtig zu wissen, was gut gelaufen ist und wieso – damit diese Prozesse beibehalten und ausgebaut werden.

Das hat durchaus hohen Mehrwert: Durch die Erkenntnisse aus den Feedbacks wissen wir, ob unsere Stellenanzeigen oder Infos auf den Karrierewebseiten verbessert werden müssen, oder ob beim Onboarding irgendwo Informationen fehlen.

In Jonathans Fall gab es gar nichts zu meckern: Er fühlt sich nach so kurzer Zeit schon, als wäre er schon ewig dabei – und das im positivsten Sinne.