Schnell und effizient - wie modernes Reporting in der Verwaltung Zeit und Nerven spart

Wissen Sie, welches Potenzial in Ihrem Reporting steckt? Statt stundenlang Daten zusammenzuführen und sich beim Formatieren den letzten Nerv rauben zu lassen, können Sie mit disy Cadenza durchstarten.

Reporting in der Verwaltung

Erfüllung gesetzlicher Pflichten nachweisen, Ergebnisse von Projekten dokumentieren oder Vorgesetzten eine Entscheidungsgrundlage liefern – das Reporting oder Berichtswesen ist aus der öffentlichen Verwaltung nicht weg zu denken. Über die unterschiedlichsten Fachbereiche hinweg ist Reporting wichtig, um Effizienz und Transparenz zu verbessern und der Rechenschaftspflicht nachzukommen.

Dabei müssen die Berichte nicht nur alle wesentlichen Informationen beinhalten, sondern oft auch einem bestimmten Format entsprechen, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Gar nicht so einfach, das alles unter einen Hut zu bekommen. Der Artikel beleuchtet die Herausforderungen im Berichtswesen und die Mehrwerte, die eine gute Softwarelösung wie disy Cadenza schafft.

Was sind die Herausforderungen beim Reporting?

Das Reporting oder Berichtswesen ist eine wesentliche Aufgabe der öffentlichen Verwaltung. Und zwar innerhalb der gesamten Organisation, daher wird in diesem Zusammenhang oft auch von Enterprise Reporting gesprochen. Durch das Reporting werden wichtige Informationen gesammelt, strukturiert und verständlich aufbereitet zur Verfügung gestellt. Das fördert einen transparenten Informationsfluss innerhalb der Organisation und ermöglicht den Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen relevanten Parteien einen umfassenden Überblick über die Leistung, den Fortschritt und die Herausforderungen der Organisation Darüber hinaus muss auch regelmäßig an externe Stellen berichtet werden. Das können staatliche Behörden, Aufsichtsorgane, Finanzinstitutionen, Steuerbehörden oder andere Interessengruppen sein. Externe Berichterstattung dient dazu, Transparenz zu schaffen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und den Austausch von Informationen mit relevanten Parteien sicherzustellen. In den Berichten müssen also nicht nur alle relevanten und aktuellen Daten und Fakten enthalten sein, sondern sie sollten fristgerecht so aufbereitet werden, dass auch Personen mit weniger Kontextwissen sie verstehen. Hinzu kommt das Thema gesetzliche Vorschriften, das gerade im Bereich des Berichtswesen in der öffentlichen Verwaltung eine große Rolle spielt.

Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es für das Reporting?

Je nach Land und Verwaltungsebene gibt es Gesetze, Verordnungen oder andere rechtliche Vorgaben, die das Berichtswesen regeln. So sind viele Regierungsbehörden und -ministerien gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßige Berichte über ihre Aktivitäten und Finanzen vorzulegen. Auch Kommunalverwaltungen, Sozialversicherungsträger und Bildungseinrichtungen sind häufig zur Berichterstattung verpflichtet. Diese Berichte dienen dazu, die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Effizienz der Verwaltung sicherzustellen. Die Regelungen beziehen sich meist auf folgende Bereiche:

  • Welche Berichte sind zu erstellen?
  • Welche Daten sind dafür zu verarbeiten?
  • Welche Prozesse und Verfahren müssen dabei eingehalten werden?
  • An wen ist zu berichten?
  • In welchem Format müssen die Berichte vorliegen?
  • Wann müssen die Berichte vorliegen?

So können beispielsweise Behörden im Bereich Verbraucherschutz gesetzlich dazu verpflichtet sein, regelmäßig Inspektionsberichte zu veröffentlichen. Diese Berichte enthalten Informationen über die Überprüfung von Einrichtungen wie Restaurants, Lebensmittelbetrieben oder anderen Verbraucherstandorten und geben Auskunft über die Einhaltung von Vorschriften und Hygienestandards.

Welche Mehrwerte bringt eine gute Softwarelösung beim Reporting?

Ganz schön viele Anforderungen, die beim Reporting zu erfüllen sind. Wie soll man das noch alles manuell stemmen? Die Antwort ist: gar nicht! Eine Softwarelösung wie disy Cadenza bietet hier wertvolle Unterstützung durch moderne Funktionen der Business Intelligence. Sie schafft nicht nur eine einheitliche Datenbasis, sondern auch ansprechende und konforme Visualisierungen, etwa in Form von Dashboards oder druckbaren PDF-Berichten, die an den entsprechenden Stichtagen automatisch an alle Stakeholder verschickt werden können. Diese Funktionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und ermöglichen es den Nutzern, Informationen auf eine ansprechende und leicht verständliche Weise zu präsentieren.

Die größten Reporting-Herausforderungen und ihre Lösung durch eine moderne Softwarelösung im Überblick:

Herausforderungen

Lösungen

Heterogene Datenablage und -qualität

  • Vielzahl von Daten aus unterschiedlichen Quellen in unterschiedlichen Formaten
  • Relevante Daten müssen zusammengeführt und auf Konsistenz und Richtigkeit geprüft werden.

Einheitliche Datenbasis

  • Nahtlose Integration von Daten aus unterschiedlichen Systemen
  • Gesicherte Datenqualität und aktuelle Datenstände

Komplexe Berichtsanforderungen

  • Formale Berichtsanforderungen durch gesetzliche Vorschriften oder Organisations-interne Regelungen
  • Strukturelle und Format-spezifische Berichtsanforderungen hinsichtlich Dokumentation und Zugänglichkeit

Einfach Bedienung und Anpassungsfähigkeit

  • Einfache Erstellung von Dashboards und Ausleitung druckbarer PDF-Berichten
  • Flexible Konfigurationsmöglichkeiten, um verschiedene Berichtsanforderungen und -formate zu unterstützen

Unterschiedliche Abgabefristen

  • Standardberichte: Müssen regelmäßig erstellt und fristgerecht weitergegeben werden.
  • Ad-hoc-Berichte: Müssen oft kurzfristig erstellt und schnell weitergegeben werden.

Smarte Automatisierung

  • Automatisierte Datenerfassung sowie Erstellung und Versand von Berichten
  • Erhebliche Zeitersparnis und reduziertes Fehlerrisiko

Ein klares Ja zum Reporting mit Software-Unterstützung

Die Bedeutung von modernem Reporting in der öffentlichen Verwaltung ist nicht zu unterschätzen. Es ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Auswertung von Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz der Verwaltung zu verbessern. Mit modernen Softwarelösungen wie disy Cadenza können Sie das ganze Prozedere nicht nur optimieren und Ihr digitales Effizienzpotenzial ausschöpfen, sondern sich auch eine Menge Zeit und Nerven sparen. Statt sich stundenlang mit Daten und Formatierungsakrobatik herumzuschlagen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Also weg mit dem Reporting-Stress und her mit der digitalen Effizienz! Damit es künftig nur noch heißt: Schnell und effizient.

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