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Business Intelligence in der öffentlichen Verwaltung

Daten nutzen. Digital wachsen.

In allen Bereichen der Organisation gibt es wertvolle Daten. Ihre Menge wächst ständig, befeuert durch die digitale Transformation. Mit Business Intelligence verarbeiten, analysieren und visualisieren Sie Ihre Daten und legen so den Grundstein für faktenbasiertes Entscheiden in einer modernen Verwaltung.

Was ist Business Intelligence?

Der Begriff Business Intelligence (BI) taucht im Verwaltungskontext noch selten auf. Unberechtigt, denn die damit verbundenen Prozesse und Methoden zur Erfassung, Speicherung, Analyse und Präsentation von Daten bieten viele Möglichkeiten - gerade auch für die öffentliche Verwaltung. BI ist ein iterativer Prozess mit dem Ziel, anhand einer validen Datenbasis konkrete Fragestellung zu beantworten sowie übersichtliche Analysen für Entscheidungen und Planung zu erstellen.

Öffentliche Organisationen können BI-Methoden nutzen, um Daten zu analysieren und Verfahren zu verbessern – für bessere Entscheidungen im Sinne eines Data Driven Government. In Fachverfahren werden seit Jahren systematisch Daten erfasst, verwaltet und analysiert. Hinzu kommen unterschiedliche Daten zur Organisation selbst, wie Personal- oder Haushaltsdaten, Vorgangsdaten aus Anträgen, Anhörungen, Bescheiden oder sonstige Meldungen. Es gibt also kaum noch einen Bereich in der öffentlichen Verwaltung, in dem keine Daten entstehen. Damit einher geht eine zunehmende Komplexität der fachbehördlichen Arbeit.

 

Digitalisierung und Automatisierung als ideale Business Intelligence-Basis

Die zunehmende Digitalisierung der Prozesse von Staat und Verwaltung eröffnet neue Möglichkeiten für effektiven Erkenntnisgewinn. Denn nie standen mehr Daten zur Verfügung als jetzt. Werden diese Daten organisationsweit, in hoher Qualität und gesichert zur Verfügung gestellt, können gleichzeitig Prozesse und Service-Leistungen der Verwaltung an die Bedürfnisse von Bürgern und Politik angepasst werden – kontinuierlich und mithilfe neuer Erkenntnisse aus Daten. Viele Aufgaben können zudem standardisiert und damit auch automatisiert werden. Dies entlastet die Mitarbeitenden und verkürzt gleichzeitig Bearbeitungszeiten. Ähnlich sieht es auch bei der Erfüllung von Berichtspflichten aus.

Lesen Sie in unserem E-Paper mehr über die Potenziale der Verwaltungsdigitalisierung.

Welche Vorteile bietet Business Intelligence der öffentlichen Verwaltung?

Business Intelligence ist die Eintrittskarte für evidenzbasiertes, datengestütztes Entscheiden und Handeln auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung – bei Querschnittsaufgaben ebenso wie in Fachverfahren. Stehen Informationen einheitlich, durchgängig und intuitiv zur Verfügung, können Mitarbeitende anhand von Analysen Antworten auf konkrete Fragen finden, den Status Quo feststellen oder Trends und Zusammenhänge auf Basis von validen Daten aufdecken. Auch Monitoring- und Planungsprozesse sowie Ad-hoc Entscheidungen werden unter Einbeziehung von zeit-, raum- und sachbezogenen Daten schneller und sicherer getroffen.

Wie effektives Dashboard-Design Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen kann, erfahren Sie in unserem Dashboard Best Practice Guide.

Zu beachten ist in diesem Kontext auch die traditionell vertikale Aufstellung der öffentlichen Verwaltung mit Ressorts, Abteilungen, Referaten etc. Die zielgerichtete Nutzung von Daten ist allerdings eine horizontale Aufgabe. Über einheitliche Datenstrukturen und Dateninfrastrukturen sowie zentral bereitgestellte Werkzeuge, als Querschnittsdienste zur Datenanalyse und zum Reporting, können sich Synergien zwischen und für alle Fachverfahren maximal entfalten.

Business Intelligence: Dashboard aus dem Kontext Personal-Controlling mit einer Mischung aus Kennzahlen, Kreis- und Balkendiagrammen sowie Multiliniendiagramm
Maximaler Überblick auf Basis aktueller Daten im Dashboard
Business Intelligence: Dashboard aus dem Kontext Fußball-Europameisterschaft mit Kombination aus Kennzahlen, Tabellen und Multiliniendiagramm
Business Intelligence: Schneller Erkenntnisgewinn durch Informationsstrukturierung

Wie entwickelt man eine Business Intelligence-Strategie?

Eine BI-Strategie ist ein Fahrplan für die Art und Weise, wie Daten in der Organisation genutzt werden. Diese Strategie hat eine wichtige Funktion, da die richtige Technologie und die Implementierung einer BI-Software alleine nicht ausreichen, um die Vorteile von BI auszuschöpfen. Die Strategie muss in erster Linie auf die Organisationsziele ausgerichtet sein und einige grundlegende Faktoren berücksichtigen:

 

Zentrale Datenhaltung: Die Single Source of Truth

Isolierte Datenhaltung ist Alltag, hat aber große Nachteile: Inkonsistenzen und Mehrfachpflege sind nur zwei davon. Ohne Silos können Daten fließen und Datenflüsse bestmöglich gesteuert werden. Damit Daten aus unterschiedlichen Fachsystemen, aus Prozessen der digitalen Vorgangsbearbeitung und weiteren Quellen Auswertungen gezielt bereichern, ist die Etablierung einer Single Source of Truth sinnvoll. Dabei handelt es sich um einen allgemeingültigen Datenbestand, dessen Aktualität und Qualität sichergestellt ist. Durch das Auflösen von Datensilos haben Unternehmen die Chance auf Insights, die so bisher nicht möglich waren.

 

Übergreifende Data Governance für Datenschutz und Datenqualität

Data Governance sorgt im Kontext Datenmanagement durch Richtlinien und Prozesse dafür, dass die richtigen Daten den richtigen Personen und Systemen zur Verfügung gestellt werden. Organisationen können damit also festlegen, wer welche Daten in welchen Situationen und mit welchen Methoden nutzen kann. Über ein Rechte- und Rollensystem wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu genau den Daten haben, die sie brauchen – und zwar nur zu diesen. Dabei kann auch genau festgelegt werden, ob und welche Organisationseinheiten (Team, Abteilung oder Einzelpersonen) Zugriff auf die Tools, Daten und Auswertungen erhalten - strukturiert und mit allen notwendigen Funktionalitäten und Auswertungen. Dabei hat Datenschutz oberste Priorität.

 

Flexible Datenanalyse durch Self-Service und Kollaboration

Self-Service und Kollaboration sind in Kombination die Antwort auf neue, ad hoc kommende Fragestellungen. Durch Self-Service-Mechanismen haben Anwendenden die Möglichkeit, eigenständig mit kuratierten oder „rohen“ Daten zu arbeiten ohne, dass jedes Mal aufwändige Anfrageprozesse gestartet werden müssen. Zudem können eigene Daten in die Analyse eingebracht werden. So wird die Unabhängigkeit von Systemadministratoren bei der Datenanalyse gesteigert – bei gleichzeitig sichergestellter Data Governance.

Kollaboration ermöglicht Teams, bei der Datenanalyse schneller und effektiver zusammenzuarbeiten. Agil, aber dennoch geordnet, arbeiten alle übergreifend am selben Thema oder an Teilaspekten davon. Flexibel lassen sich Mitarbeitende auch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg in die Analyse einbinden. Gemeinsam können sie Daten im Dashboard betrachten und die zugehörigen Auswertungen dokumentieren.

Lesen Sie in unserem E-Paper mehr zum Thema BI-Strategie.

Wie findet man eine gute Business Intelligence-Software?

Eine gute Business Intelligence-Software bietet nicht nur ein umfangreiches Set an Möglichkeiten zur Datenanalyse und -visualisierung, sondern auch Self-Service, Automationen und integriertes Berichtswesen. Sie stellt die Weichen, um wertvolle Erkenntnisse und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dazu sollte eine solche Software alle oder möglichst viele der folgenden Funktionen abdecken:

Dashboard aus dem Kontext Patientenanalyse mit Kombination aus Balkendiagrammen und Tabellen mit Top-10-Rankings

Fach-Dashboard aus dem Kontext Patientenanalyse

  • Online Analytical Processing (OLAP) zur multidimensionalen Datenanalyse in Echtzeit
  • Interaktive Führungs-, Fach- und Analyse-Dashboards
  • Automatisiertes Berichtswesen für zielgruppengenaue Informationsverteilung
  • Tiefe Data Discovery und moderne Datenvisualisierung für jegliche Art von Analysen und intuitiv zugängliche Visualisierungen
  • Kollaborative Datenanalysen für gebündelt eingebrachte Teamkompetenz in der Auswertung
  • Eigener Self-Service für Autonomie, Schnelligkeit und Aktualität von Daten und ihrer Auswertung

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Gerne zeige ich Ihnen die Potenziale von Business Intelligence für Ihre individuelle Situation auf.