Bessere Entscheidungen durch modernes Personal-Controlling in der öffentlichen Verwaltung

Daten effizienter mit Business Intelligence analysieren, visualisieren und teilen

Personal-Controlling

Welche Schlüsselfiguren der Organisation werden in den nächsten Jahren pensioniert? Welche Abteilungen sind davon besonders betroffen? Und welche Kompetenzen werden künftig gebraucht, um diese Lücken zu schließen? Trotz der strategisch wichtigen Funktion der Personalabteilung ist in den meisten Organisationen das Personal-Controlling noch ausbaufähig.

Denn viele Tools aus dem Bereich Personalmanagement können zwar planen, aber nicht oder nur rudimentär analysieren. Die Ergänzung durch ein modernes Analyse-Werkzeug aus dem Umfeld Business Intelligence schafft Perspektiven.

Die gute Nachricht: Die Antworten auf all die genannten Fragen stecken in der Regel bereits in Fachdaten, die beispielsweise über ein ERP-System erfasst werden. Aufgabe des Personal-Controllings ist es dann, diese Daten zu analysieren, relevante Informationen herauszuarbeiten und für die Behördenleitung oder andere Entscheidungsträger nutzbar zu machen. So lassen sich Transparenz schaffen, Informationsflüsse gezielt steuern und Chancen und Risiken identifizieren. Auf Basis dieser Informationen kann die Organisation wichtige Entscheidungen treffen und langfristige Strategien für Personalplanung, Personaleinsatz oder Personalentwicklung erarbeiten. Als Teil des Organisations-Controllings lassen sich anhand von personalrelevanten Daten und Auswertungen sämtliche Projekte und Personalprozesse monitoren und optimieren.

Standardisierte Instrumente für die Analyse

Das Personal-Controlling ist in der Regel an Standardmethoden aus dem Bereich des Organisations-Controllings angelehnt. Durch Kennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs), Vergleiche, Benchmarks, Zeitreihen etc. lassen sich Informationen mit unterschiedlicher Granularität abbilden. Hier einige Beispiele:

Personalstruktur

Standortverteilung, Geschlechterverteilung, Durchnschnittsalter, Qualifikationen etc.

Personaleinsatz

Vergleich Soll-/Ist-Stunden, Fehlzeitenquote, Krankheitsquote, Zeitraum Elternzeit etc.

Personalentwicklung

Gehaltsentwicklung, durchnschnittliches Alter, Weiterbildungskosten, Ausbildungsquote etc.

Personalbeschaffung

Bewerber/Stelle, Einzugsgebiet Bewerber, Dauer Bewerbungsprozess, Einstellungsquote etc.

Gerade quantitative KPIs, Tabellen oder Diagrammansichten sind eine gute Möglichkeit, um Sachverhalte klar darzustellen und miteinander zu vergleichen. Auf der einen Seite lässt sich die Personalarbeit besser planen, was Personalprozesse, Projekte und auch das Recruiting miteinschließt. Auf der anderen Seite erhält man wertvolle Informationen über das Personal selbst. Auf der Abbildung unten wurde beispielsweise das durchschnittliche Jahresgehalt aller Mitarbeitenden einer Organisation pro Mitarbeiter aufgeschlüsselt sowie nach West-Ost-Verteilung, Geschlecht und Abteilung analysiert.

 

Dashboard mit Überblick zum durchschnittlichen Jahresgehalt aller Mitarbeiter einer Organisation gruppiert nach Abteilungen

Überblick zum durchschnittlichen Jahresgehalt

Zuverlässige Daten als Single Source of Truth

Voraussetzung dafür sind aktuelle und verlässliche Daten an einem Ort. Da viele Tools aus dem Kontext Personalmanagement nur schwach oder gar nicht analysieren können, behelfen sich viele Personaler mit einem Export nach Excel. Da die Daten jedoch genau zu einem Zeitpunkt x exportiert werden, ist Aktualität nicht gewährleistet und Datenschiefstände sind vorprogrammiert.

Wesentlich zuverlässiger ist es, wenn das Analyse-Tool direkt auf das jeweilige Fachsystem, wie beispielsweise das ERP, aufsetzt und so jederzeit die aktuellen Daten verwendet. Das ist entweder über Embedding oder einen Parallelbetrieb realisierbar. Etwaige Zusatzdaten können per qualitätsgesichertem Self-Service importiert und in die Analyse einbezogen werden. So bleibt Flexibilität erhalten und die Qualität der Daten ist dennoch gesichert.

Dashboard zur Standortanalyse einer Organisation mit Indikatoren, Diagrammen und einer Karte zur Visualisierung der gewünschten Informationen

Standortverteilung der Mitarbeitenden

Clevere Visualisierung und Reporting

Die Aufbereitung der personalrelevanten Daten steht und fällt mit der passenden Visualisierung. Durch den Aufbau übersichtlicher Dashboards lassen sich die wesentlichen Informationen schnell erfassen. Je nach Art der Daten können dabei unterschiedliche Visualisierungsarten zum Einsatz kommen. Beispiele sind Indikatoren für Kennzahlen, klassifizierte Tabellen und Diagramme oder sogenannte Burn-up- und Burn-down-Charts, die im Zeitverlauf zeigen, wie sich bestimmte Sachverhalte, wie beispielsweise Gehälter, entwickeln. Auch Kombinationen mit Kartendarstellungen, wie beispielsweise eine Übersicht mit allen Mitarbeitenden pro Bundesland, geben interessante Aufschlüsse. Anwendende können die Daten flexibel durch das Setzen von Filtern, beispielsweise auf Standort- oder Abteilungsebene, oder Anzeigekriterien verändern.

Für vordefinierte Reports und wiederkehrende Fragestellungen kann zudem ein automatisiertes Berichtswesen eingerichtet werden. Diese Berichte können dann zeit- oder ereignisgesteuert, beispielsweise immer am ersten Tag eines Monats oder bei einer bestimmten Anzahl an Abwesenheitstagen, verschickt werden.

Individuelle Informationsbedarfe gezielt bedienen

Welcher Verantwortliche welchen Report erhält, kann durch individuelle Zugriffsrechte festgelegt werden. Genauso lassen sich ganze Dashboards für unterschiedliche Informationsbedarfe bauen und filtern – vom Gesamtüberblick für die Personalleitung bis hin zum detaillierten Blick auf Abteilungsebene. Durch Berechtigungskonzepte wird sichergestellt, dass Anwendende genau die Informationen bekommen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Die Personalleitung kann sich so einen schnellen Gesamtüberblick verschaffen. Bei Bedarf ist es möglich, schnell und unkompliziert Detailinformationen einzusehen. Der oder die jeweilige Verantwortliche für die Abteilung kann hingegen nur die Daten der eigenen Abteilung einsehen.

Self-Service und Kollaboration sorgen dabei für die nötige Flexibilität und Agilität. Sei es beim Einbringen externer oder ad hoc gesammelter Informationen oder beim gemeinsamen Arbeiten mit Kolleg*Innen an Daten und zugehörigen Auswertungen. Beste Voraussetzungen für den Ausbau einer modernen Datenkultur und effizientes, datengestütztes Handeln in der gesamten Organisation.

Dashboard mit Altersstrukturanalyse der gesamten Organisation
Altersstrukturanalyse gesamte Organisation
Dashboard mit Altersstrukturanalyse gefiltert auf Abteilung 3: Digitale Transformation
Altersstrukturanalyse Abteilungssicht

Personal-Controlling in der öffentlichen Verwaltung – ein Fallbeispiel

Personalleiter Herr Lang muss in der Behörde den Überblick behalten und gleichzeitig auch strategisch planen. Herkömmliche Personalplanungswerkzeuge kommen hier schnell an ihre Grenzen.

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