Modernes Haushalts-Controlling für die öffentliche Verwaltung

Organisationsweit frühzeitig freie Mittel identifizieren und Budgets effektiver planen

Teaser Haushaltscontrolling

Die Steuerung der Öffentlichen Verwaltung hat sich in den letzten Jahren durch schrumpfende Budgets und ein zunehmend kritisches öffentliches Bewusstsein zu einem zentralen Thema entwickelt. Auch im Zuge des New Public Managements werden Behörden mehr und mehr an ökonomisch orientierten Maßstäben gemessen.

Dem Haushalts-Controlling als Managementinstrument kommt damit eine stetig wachsende Bedeutung zu. Schließlich lassen sich durch systematischen und organisationsweiten Einsatz freie Mittel frühzeitig identifizieren und Budgets besser ausschöpfen.

Controlling ist ein funktionsübergreifendes Steuerungselement, das Informationen beschafft und verarbeitet sowie definierte Prozesse plant, steuert und überwacht. Ziel ist es, mögliche Abweichungen von den lang- und kurzfristigen Vorgaben rechtzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Controlling ist also eine Führungs- und Entscheidungshilfe auf Basis valider Daten und Fakten. Die spezifischen Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle können je nach Art der Organisation unterschiedlich sein.

 

Transfer in den Public-Bereich wagen

Im Gegensatz zur Privatwirtschaft folgt die öffentliche Verwaltung einem gesetzlichen Auftrag. Politisch legitimierte Leistungen müssen erbracht und dazu zweckgebundene Haushalte verausgabt werden. Behörden werden jedoch heutzutage zunehmend auch an wirtschaftlich orientierten Maßstäben gemessen. Ein effektives Haushalts-Controlling wird somit unabdingbar. Viele Führungskräfte und Mitarbeiter haben jedoch noch wenig Erfahrung mit Controlling und den damit verbundenen Möglichkeiten. Positive Vergleichsbeispiele aus anderen Organisationen sind dünn gesät und eine Standardlösung für das organisationsweite Controlling in der öffentlichen Verwaltung konnte sich bislang nicht etablieren. Prinzipiell lassen sich für den Public Sector auch alle Controlling-Instrumente nutzen, die sich in der Privatwirtschaft etabliert haben. Sie müssen jedoch an die speziellen Rahmenbedingungen, Kennzahlen und Ziele angepasst werden.


Organisationsbedingte Komplexität meistern

In Bundes- und Landesbehörden zieht sich das Controlling in der Regel durch unterschiedliche Hierarchieebenen. An oberster Stelle ist es meist direkt bei der Behördenleitung als Stabsstelle oder Lenkungsstab angesiedelt. Darunter kann es sich weiter in Controlling für einzelne Fachbereiche, Abteilungen, Referate und Projekte bzw. Sachgebiete differenzieren. Die Budgets bestehen üblicherweise aus allen Haushaltsstellen/Produktkonten einer Organisationseinheit. Innerhalb eines vorgegebenen Finanzrahmens erfolgt innerhalb der sogenannten Budgetierungsregeln eine eigenverantwortliche Bewirtschaftung der finanziellen Mittel in den dezentralen Einheiten. Diese Ebenen haben natürlich auch unterschiedliche Informationsbedarfe, was die Komplexität erhöht. Idealerweise begegnet man diesem Umstand mit einer skalierbaren und durchgängigen Controlling-Lösung, in der die relevanten Personen Zugriff auf genau die Kennzahlen und Auswertungen haben, die sie zur Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen.

Grafik Haushaltskontrolling

Single Source of Truth etablieren

Durchgängigkeit ist auch ein wichtiges Schlagwort für den Datenbestand, auf dem die Controlling-Lösung aufsetzt. In der Regel stammen diese Daten aus einem oder mehreren ERP-Systemen und werden durch Informationen aus Fachsystemen und / oder Excel-Dateien ergänzt. Bei vielen Organisationen haben sich darüber hinaus weitere Insellösungen etabliert, aus denen die Daten für ein einheitliches Berichtswesen erst mühsam manuell zusammengetragen werden müssen. Das ist nicht nur viel unnötiger und immer wiederkehrender Aufwand, sondern birgt auch jede Menge Fehlerpotential.

Werden diese Daten lediglich punktuell zu einem Zeitpunkt x erhoben und dann in die Controlling-Lösung eingespeist, kann es schnell zu Aktualitätsproblemen kommen. Eine integrierte Lösung schafft hier Abhilfe. Redundante Datenhaltung, zeitversetzte Übermittlung und Datenschiefstände gehören damit der Vergangenheit an. Tagesaktuelle Daten und Berichte erlauben zudem eine regelmäßige Überprüfung der Sachlage – einschließlich der Möglichkeit, schneller Probleme und Veränderungen identifizieren und mit passenden Maßnahmen gegensteuern zu können.


Informationsbedarfe über organisationsweites Reporting gezielt bedienen

Eine gute Controlling-Lösung führt die Daten jedoch nicht nur zusammen, sondern stellt sie auch in einer Oberfläche zur Verfügung, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders zugeschnitten ist.

Durch Dashboards und Berichte mit visuellen Gestaltungselementen können Zusammenhänge, Muster oder Trends in Daten leichter erkannt werden. Um den Überblick über Kennzahlen und aktuelle Daten zu bekommen, können verschiedene Visualisierungstechniken eingesetzt werden. Beispiele sind etwa farblich gestaltete und wertklassifizierte Tabellen und Diagramme oder sogenannte Burn-up- und Burn-down-Charts, die im Zeitverlauf zeigen, wie sich die freien Mittel eines Sachgebiets, einer Kostenstelle oder einer ganzen Abteilung entwickeln. Anwender haben zudem die Möglichkeit, die Datenvisualisierung durch das Setzen von Filtern oder Anzeigekriterien anzupassen und so nach Fall auszudetaillieren.

So lassen sich für das Haushalts-Controlling Dashboards für alle Hierarchieebenen mit den jeweils für sie relevanten Informationen erstellen, zum Beispiel für Stabsstelle, Abteilung und Sachgebiet. Ein Anwender kann damit auf den ersten Blick erkennen, ob es Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten gibt. Integrierter Datenschutz und modernes Rechtemanagement stellen sicher, dass wirklich auch nur Personen mit entsprechender Berechtigung Zugang zu den Daten haben. So kann sich die Stabsstelle Controlling beispielsweise einen schnellen Gesamtüberblick über die freien Mittel, Festlegungen und Zuweisungen der gesamten Organisation verschaffen und auf dieser Basis die Behördenleitung up to date halten. Der jeweilige Sachgebietsleiter hingegen hat Sicht auf die einzelnen Projekte mit konkreten Auftragsgegenständen, Zuweisungen, Festlegungen und Buchungen.


Kompetenten Lösungspartner finden

Der Aufbau eines organisationsweiten Haushalts-Controllings ist zwar komplex, lässt sich jedoch gut gemeinsam mit einem erfahrenen Partner angehen. Disy Informationssysteme hat durch zahlreiche Kunden auf Bundes- und Landesebene herausragende Expertise im Public-Bereich. Mit disy Cadenza lassen sich Daten flexibel recherchieren, analysieren, visualisieren und organisationsweit zur Verfügung stellen. Individuell anpassbar für unterschiedliche Organisationen und Strukturen integriert sich die Lösung zudem nahtlos in die bestehende Infrastruktur. Alles in allem also beste Voraussetzungen, um Informationen gezielt und organisationsweit bereitzustellen und Controlling-Prozesse intelligent zu unterstützen. Gerne besprechen wir mit Ihnen im Detail, wie Sie das Beste für sich und Ihre Organisation aus disy Cadenza herausholen. Kontaktieren Sie uns noch heute.